An einem Montagmorgen läuft die Sitzung im akademischen Portal genau in dem Moment ab, als ein Dienstauftrag validiert werden soll. Wir starten den Browser neu, schwanken zwischen drei verschiedenen URLs und rufen schließlich einen Kollegen an. Diese Situation haben die meisten Verwaltungsmitarbeiter der Akademie Grenoble seit der Migration im Dezember 2025 mindestens einmal erlebt. Das Verständnis der neuen Zugriffsarchitektur auf das akademische Webmail vermeidet diese wiederholten Blockaden.
Extranet, PIA, Convergence: welches Portal je nach Situation öffnen
Seit dem 9. Dezember 2025 hat die Akademie Grenoble auf eine zentralisierte Authentifizierungsoberfläche unter extranet.ac-grenoble.fr umgestellt. Die alte Adresse webmail.ac-grenoble.fr leitet weiterhin zu diesem neuen Portal weiter, aber diese Weiterleitung könnte nicht von Dauer sein. Das Aktualisieren der Lesezeichen bleibt die einfachste Vorsichtsmaßnahme.
Das PIA-Portal (pia.ac-grenoble.fr) bietet einen alternativen Zugang: Man meldet sich dort an und klickt dann im Menü auf “Messagerie”. Für Verwaltungsmitarbeiter, die auch andere Bausteine (HR-Management, Fachanwendungen) nutzen, ermöglicht PIA, alles unter einer einzigen Authentifizierung zu bündeln. Wenn man auf das Webmail der Akademie Grenoble zugreifen möchte, indem man Messaging und administrative Tools kombiniert, erweist sich dieser Weg über PIA als der logischste.
Convergence hingegen bezeichnet die kollaborative Umgebung, die Messaging, einen gemeinsamen Kalender und Adressbücher zusammenfasst. Man greift über das Extranet darauf zu. In der Praxis ist Convergence die Webmail-Oberfläche selbst, kein separates Portal.
Benutzername und NUMEN: die Fehler, die die Verbindung zum Webmail Grenoble blockieren
Der Benutzername für das Webmail folgt einem strengen Format: [email protected], alles in Kleinbuchstaben und ohne Akzent. Ein “é” im Vornamen wird zu “e”, ein Bindestrich bleibt ein einfacher Bindestrich. Ein Fehler an dieser Stelle verhindert jede Authentifizierung, ohne dass in bestimmten Browsern eine explizite Fehlermeldung angezeigt wird.
Für die erste Anmeldung ist das Passwort der NUMEN, der in Großbuchstaben eingegeben wird. Diese Nummer steht im Ernennungsbescheid oder in der Verwaltungsakte. Nach der ersten Authentifizierung fordert das System auf, ein persönliches Passwort zu erstellen.
Verlorenen NUMEN wiederherstellen
Man findet seinen NUMEN nicht online über ein einfaches Zurücksetzungsformular. Man muss den Personalverwaltungsdienst des Rektorats kontaktieren und dabei seinen Einsatzbereich und seine Einrichtung angeben. Die Rückmeldungen variieren je nach Jahreszeit in Bezug auf die Bearbeitungszeiten, aber außerhalb der Spitzenzeiten zu Beginn des Schuljahres dauert die Bearbeitung in der Regel einige Werktage.
- Überprüfen Sie zuerst Ihren Ernennungsbescheid oder jedes offizielle Schreiben des Rektorats: Der NUMEN ist dort systematisch aufgeführt.
- Überprüfen Sie I-Prof oder Ihren Agentenbereich auf PIA, wo die Nummer manchmal in den persönlichen Informationen zugänglich ist.
- Im äußersten Fall senden Sie ein Schreiben oder rufen Sie die DPE (Division des Personals der Lehrkräfte) oder die DPAE für die Verwaltungsmitarbeiter an, je nach Ihrem Status.
Ein IMAP- und SMTP-E-Mail-Client für die Akademie Grenoble konfigurieren
Das Webmail Convergence funktioniert gut für eine gelegentliche Abfrage. Für den täglichen Gebrauch im Büro oder unterwegs ist es zuverlässiger, Thunderbird oder Outlook im IMAP-Modus zu konfigurieren und ermöglicht das Arbeiten offline.
Serverparameter einzugeben
Die Server der Akademie verwenden verpflichtende verschlüsselte Verbindungen. Hier sind die Parameter, die in jeden E-Mail-Client eingegeben werden müssen:
| Protokoll | Server | Port | Verschlüsselung |
|---|---|---|---|
| IMAP (Empfang) | imaps.ac-grenoble.fr | 993 | SSL/TLS |
| SMTP (Versand) | smtps.ac-grenoble.fr | 465 | SSL/TLS |
Der Benutzername bleibt derselbe wie für das Webmail ([email protected]). Das Passwort ist das, das nach der ersten Anmeldung festgelegt wurde, nicht der ursprüngliche NUMEN.
Warum Thunderbird statt Outlook auf einem gemeinsamen Arbeitsplatz
Auf gemeinsamen Arbeitsplätzen im Sekretariat oder in der Verwaltung bietet Thunderbird einen konkreten Vorteil: Man kann separate Benutzerprofile ohne zusätzliche Lizenz erstellen. Outlook erfordert ein Microsoft 365-Konto, das nicht immer in den Softwarebereitstellungen der EPLE verfügbar ist. Mit Thunderbird startet jeder Mitarbeiter sein Profil, und die Nachrichten bleiben getrennt.
Ende der Weiterleitung an Gmail oder Outlook.com: was sich im Alltag ändert
Seit dem 11. Juli 2025 ist die automatische Weiterleitung akademischer E-Mails an ein persönliches Postfach auf Serverseite deaktiviert. Alle Nachrichten, die an eine Adresse @ac-grenoble.fr gesendet werden, verbleiben auf der akademischen Infrastruktur. Man kann diese Regel nicht mehr umgehen, selbst nicht durch Ändern der Kontoeinstellungen.
Für die Verwaltungsmitarbeiter, die es gewohnt waren, alles auf Gmail zu zentralisieren, ist der Wechsel deutlich. Die Benachrichtigungen über offizielle Schreiben, Einladungen zu Ausschüssen und der Austausch mit den Diensten des Rektorats kommen ausschließlich im akademischen Postfach an. Es nicht zu konsultieren, bedeutet, Fristen zu verpassen.
Der Grund für diese Blockade ist nicht nur regulatorischer Natur. Der Transfer zu externen Servern (Google, Microsoft) stellte ein Problem für die Vertraulichkeit der administrativen Daten dar, insbesondere für E-Mails, die personenbezogene Informationen von Schülern oder Mitarbeitern enthalten.
- Die Konfiguration eines IMAP-Clients auf dem beruflichen oder privaten Telefon ermöglicht es, Benachrichtigungen ohne Weiterleitung zu erhalten.
- Das Programmieren einer täglichen Abfrage des Webmails zu einem festen Zeitpunkt vermeidet die Ansammlung ungelesener Nachrichten.
- Das Aktivieren von Filtern in Convergence, um Nachrichten automatisch nach Absender (Rektorat, DSDEN, Einrichtung) zu sortieren, reduziert den Lärm.
Die Akademie Grenoble umfasst mehrere Zehntausend Mitarbeiter, die von diesem E-Mail-Dienst betroffen sind. Egal, ob man in der DSDEN, im Rektorat oder in einer Einrichtung arbeitet, der Reflex, das Webmail direkt zu konsultieren oder über einen korrekt konfigurierten IMAP-Client zu gehen, wird zur einzigen funktionalen Option. Es ist besser, sich jetzt daran zu gewöhnen, als zu warten, bis eine dringende Nachricht seit drei Tagen auf eine Antwort wartet.
